Uppföljning och retro

Det viktigaste från mötet

Kundbilden är inte löstVerksamheten var inte nöjd med den nedskalade lösningen. Frågan går vidare som ett strategiskt vägval med två alternativ – beslutet ligger hos Kristin, inte hos teamet.
Ingen CRM-tjänst byggs nuRiktningen mot en assetbaserad kundmodell är alla överens om, men arbetet påbörjas inte i den här sprinten. Ett eget möte om kundbilden behöver bokas.
Flera punkter fick svarVarningar knyts till organisationen, fältarbete vid bristande täckning löses via kontinuitetsplanen, och bilagor ska lagras i PartyAssets.
Planeringen höll inteSprintarna var inte inplanerade från början och har vuxit till mer än dubbelt så mycket arbete som avsett. Retron pekar tydligt på att detta behöver planeras om.

Kundbilden

Mötets största fråga, och den som tog mest tid. Diskussionen landade inte i en lösning utan i ett vägval som måste beslutas på annan nivå.

Problembilden

Verksamheten vill se serveringsställen och aktiva tillstånd – organisationsnumret är ointressant för dem. Nedskalningen från förra veckan gav dem i praktiken ingenting.
Kontakt Sundsvall har motsatt behov: de möter organisationer, inte serveringsställen, eftersom det är företaget som ringer in.
Draken är ärendecentrerat och saknar datamodell för kund. Att lista serveringsställen innebär att gå via stakeholders på samtliga ärenden, slå ihop dem per organisationsnummer och filtrera – tungt och prestandakrävande.
Presentationen kommer att se olika ut beroende på vem som frågar. Datamodellen i botten kan däremot vara gemensam.
Kommunen är svårare än en kommersiell motsvarighet: tio nämnder plus kommunala bolag, känslig data och behörighetsstyrning mellan ärendetyper.

Det som slogs fast

Ingen CRM-tjänst byggs i den här omgången. Riktningen – kund med assets, där ärenden blir historik på asseten – är alla överens om som mål.
Att bygga den generiska kundbilden med AoT som grund är tveksamt. Ett alternativ som nämndes är att den strategiskt hör bättre hemma i NoT, med företagen som bas.
För att bygga en ärendecentrerad kundbild för AoT krävs godkännande från chefsarkitekten.
Ett eget möte om kundbilden behöver bokas. Assets-diskussionen är över ett år gammal och behöver friskas upp.

De två alternativen som ska upp för beslut

Alternativ 1

Egen lösning för AoT inom nuvarande ram

Ärendecentrerad kundbild byggd för AoT:s behov.
Kräver att vi ändrar approach: lista serveringsställen i stället för organisationer.
En enkel första version kan vara en lista över tillstånd och serveringsställen med filtrering – tillräckligt för att kunna starta tillsyn.
Kan senare migreras in i en gemensam lösning.

Alternativ 2

Ytterligare en sprint för kundbilden

Nuvarande utvecklingssprint fokuserar på ärenderegistrering i Katla, handläggning, beslut och tillsyn.
En extra sprint på en till två veckor läggs på för kundbilden och kopplingen mot tillsyn.
Konsekvens: inget NoT-införande i höst. NoT skjuts till efter jul, eftersom kalendertiden före jul inte räcker.

Beslutet ägs inte av teamet. Valet mellan alternativen lyfts till Kristin som ett strategiskt vägval. Poängen som lyftes: omfattningen måste redovisas transparent, så att den som betalar kan avgöra om det är värt kostnaden. Räcker inte två veckor ska det sägas att det tar tre.

Öppna punkter – läget efter genomgången

Punkterna som teamet äger själva, och vad mötet gav för respektive.

Punkt	Vad som sades	Status
11 · Varning	Varningen är knuten till organisationen, inte till personen, när den ges vid ett tillsynsärende.	Besvarad
25 · Fältåtkomst	Vid bristande täckning träder kontinuitetsplanen i kraft: papper och penna på plats, efterregistrering i efterhand. Förslag att ta fram en utskriftsbar mall.	Besvarad
1 · Ärende eller tillstånd	Beslutet står fast: bilagor lagras i PartyAssets. Inget är byggt än, och utökningen av PartyAssets ligger i utvecklingssprinten.	Riktning satt
6 · Serveringsansvarig	Kunden ska kunna ändra direkt via Mina sidor, utan att skicka in ett ärende och utan granskning eller utredning. Kopplingen går till asseten.	Riktning satt
12 · Bilagans riktning	Bedöms hanterbar. Det som saknas är kategorisering av inkommen respektive skickad bilaga – någon kollar upp vad som finns att bygga på.	Riktning satt
21 · Notis vid utgången åtgärdstid	Bedöms gå att lösa både med filter och med en notisfunktion. Valet är inte gjort.	Öppen
13 · Behörighet och sekretess	Diskuterades men landade inte i någonting. Vad som får hämtas ut om personers ekonomi och brottshistorik är fortfarande en öppen fråga.	Öppen
19 · Organisationsinformation	Handlar främst om fakturauppgifter och om kunden ska kunna ändra dem själv. Inget beslut.	Öppen
5 · Nya organisationer	Förslaget om ett admin-GUI kvarstår som idé. Inget är uppsatt och var administrationen ska ske är inte bestämt.	Öppen
18 · Migrering	Bevarandet av den historiska databasen får bli en egen diskussion om migreringsarbetet.	Öppen
Överklagan	Arbetet pågår och hänger ihop med varningsfrågan.	Pågår

Ny fråga som kom upp: kraven på vem som får vara serveringsansvarig är oklara. Verksamheten behöver svara på om det finns krav, och vad som händer om restaurangägaren lägger in fel person – konstaterandet på mötet var att det i så fall upptäcks vid tillsyn.

Beroenden mot verksamheten

Fråga	Läget efter mötet
Protokollets bilagor	Osäkert om svar finns på samtliga bilagor. Nya dyker upp löpande, till exempel berusningsbilaga. Måste säkerställas: vilka bilagor som ska ingå i protokollet och vilka som visas på Mina sidor.
Checklistan	En checklista finns skapad i Draken och bedöms ganska klar innehållsmässigt. Behöver bekräftas mot verksamheten.
Kontakt Sundsvall	Rutinen för hur verksamheterna ska samarbeta och skicka ärenden emellan är deras att sätta.
Fakturauppgifter	Inte akut eftersom faktureringen kommer senare. Frågan som kvarstår är hur uppgifterna ska administreras.
Saknat schema	Ett av flödena saknar sitt schema i den exporterade uppsättningen. Behöver dubbelkollas – annars får det byggas manuellt.

Inför utvecklingssprinten

Vad som ska förberedas under veckan innan sprinten startar på måndag.

Att få på plats

BusinessLicense – få upp tjänsten, få in data från Folkhälsomyndigheten och verifiera att den fungerar som avsett.
Processmotorn – processerna är i dagsläget ett tomt skal. Man kan skapa en process och klicka igenom stegen, men ingenting händer i något steg. Arbetsstegen måste implementeras.
Katla – koppla så att ett inskickat formulär startar både ärende och process, och testa att konfigurationen fungerar.
Backlog för frontend – Tobias sätter upp den, synkad mot API:et, så att arbetet går att fördela och ordningen är tydlig.
Funktionsbrevlådor – fortfarande inget svar på beställningen, ska följas upp.
PartyAssets – utökningen för bilagor.

Praktiska frågor som behöver svar

Var frontend ska ligga – vilken adress gäller?
Vilka grupper och behörigheter som ska kopplas till applikationen.
Hur verksamheten ska involveras löpande: standups, avstämningar, och vilka delar de faktiskt behöver vara med på.

Bemanning: veckan är inte full kapacitet. En person är borta två dagar, och den obligatoriska gemensamma aktiviteten tar tid. Räkna inte med heltid för alla.

Retro

Lapparna från tavlan, med det som sades i diskussionen kring dem.

Start

Börja göra

Blanda in arkitekt i dialogen tidigareSamma diskussioner återkommer gång på gång. Det saknas någon med mandat att fatta arkitekturbesluten.

Få med person med mandat från verksamhetenDe som deltar har olika uppfattningar utifrån hur de själva arbetar, och ingen av dem avgör. Mandatet finns hos Annika och Urban, men de har inte varit med. Idéer som lyftes: krav på svar inom 15 minuter, och att presentera ett förslag att stresstesta i stället för att ställa öppna frågor.

Sätta upp backlog för frontendSynkad med API:et, så att arbetet blir tydligt och går att delegera.

Planera grundläggande arkitekturOch inte förlita sig på att AI kan sy ihop en kodbas som ingen förstår. Kundbilden lyftes som exempel: krav kommer in, men det saknas en grundläggande arkitektur att bygga dem på.

Ta ett extra steg tillbaka och revidera antagandenSärskilt kring kundbilden. Det går att bygga mycket snabbt, men blir fel om man inte först pratat igenom hur det ska fungera.

Stopp

Sluta göra

Sprintar som spiller över och blir heltidKanske okej – men då ska det planeras så. Förankringssprinten och den tekniska sprinten var inte inplanerade alls, och arbetet blev mer än dubbelt så omfattande som avsett. Förslaget som lyftes: gå över till riktiga tvåveckorssprintar enligt Scrum.

Komplexa och invecklade AI-genererade lösningsdokumentSvåra att sätta sig in i, och målet framgår inte. Behovet av ett dokument att utgå från finns kvar – men det behöver vara genomgånget punkt för punkt.

Beroenden mellan sprintar och parallella sprintarTydligt problematiskt när flera spår ska hänga ihop samtidigt.

Fixa sånt som inte är trasigtGäller verktyg och processer. Diskussionen landade i att verktygen inte är flaskhalsen – strukturen är det som behövs.

Minimera brus

Fortsätt

Behåll

Jobba i samma rumAtt sitta tillsammans lyftes som mycket värdefullt och något som ska fortsätta under utvecklingssprinten.

Dagliga avstämningar

Inga andra mötenAtt hålla veckan fri från annat var en förutsättning för att komma så långt som gruppen gjorde.

Två saker från diskussionen som inte fick en egen lapp. Det behövs en period för att vårda koden efter en så intensiv sprint – hinner man inte kvalitetskontrollera växer tekniska skulden, och det finns gemensamma delar att rensa och samordna med Avvikelse-teamet. Och omfattningen behöver redovisas transparent uppåt: tar det tre veckor ska det sägas, så att beslutet om det är värt kostnaden fattas av rätt person.

Åtgärder

Det som mötet gav i form av konkreta nästa steg. Ägare och datum är inte satta för alla – komplettera där det saknas.

Åtgärd	Ägare	När
Lyfta vägvalet om kundbilden som strategiskt beslut, med konsekvensen för NoT-införandet	Kristin beslutar	Före sprintstart
Boka eget möte om kundbilden och assets-modellen
Inhämta godkännande från chefsarkitekt för ärendecentrerad kundbild
Sätta upp backlog för frontend, synkad mot API	Tobias	Under veckan
Följa upp beställningen av funktionsbrevlådor
Dubbelkolla det saknade schemat i det exporterade flödet
Säkerställa vilka bilagor som ska ingå i tillsynsprotokollet	Verksamheten
Reda ut kraven på serveringsansvarig	Verksamheten
Klargöra adress för frontend samt grupper och behörigheter
Bestämma upplägg för notis vid utgången åtgärdstid – filter eller notisfunktion
Ta behörighets- och sekretessfrågan vidare som gemensam fråga
Planera in tid för kodvård och samordning med Avvikelse